Die wesentlichen Merkmale des bei Borussia Dortmund bestehenden internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess können wie folgt beschrieben werden:
- Borussia Dortmund zeichnet sich durch eine klare Organisations-, Unternehmens- sowie Kontroll- und Überwachungsstruktur aus.
- Das interne Kontrollsystem und das Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess sind integrale Bestandteile der operativen und strategischen Planungsprozesse.
- Die Funktionen in sämtlichen Bereichen des Rechnungslegungsprozesses (z. B. Finanzbuchhaltung und Controlling) sind eindeutig zugeordnet.
- Das Berichtswesen erfolgt in monatlichen, quartalsweisen, halbjährlichen und jährlichen Intervallen, wobei Unterscheidungen bzgl. des sofortigen operativen Handelns bis hin zur strategischen Ausrichtung getroffen werden.
- Die im Rechnungswesen eingesetzten EDV-Systeme sind vor unbefugten Zugriffen geschützt.
- Ein adäquates internes Richtlinienwesen ist eingerichtet und wird, je nach Bedarf, angepasst.
- Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Abteilungen arbeiten entsprechend den quantitativen und qualitativen Anforderungen.
- Vollständigkeit und Richtigkeit von Daten des Rechnungswesens werden regelmäßig anhand von Stichproben und Plausibilitäten sowohl durch manuelle Kontrollen als auch durch eingesetzte Software geprüft.
- Bei allen rechnungslegungsrelevanten Prozessen wird durchgängig das Vieraugenprinzip angewendet.
- Der Geschäftsführung wird im Rahmen des Prozesses regelmäßig und, falls nötig, auch außerplanmäßig Bericht erstattet.
- Der Aufsichtsrat befasst sich u. a. mit den wesentlichen Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements sowie des Prüfungsauftrags.
Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess, dessen wesentliche Merkmale zuvor beschrieben worden sind, stellt sicher, dass die Geschäftsvorfälle bilanziell richtig erfasst, aufbereitet und gewürdigt werden.