Als Teil des Risikomanagementsystems verfügt Borussia Dortmund über ein Internes Kontrollsystem bezogen auf den Rechnungslegungsprozess, in dem geeignete Strukturen sowie Prozesse definiert und in der Organisation umgesetzt worden sind. Ziel ist die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und wirksamen Rechnungslegung und Finanzberichterstattung gemäß den maßgeblichen Rechnungslegungsgrundlagen. Die wesentlichen Merkmale des bei Borussia Dortmund bestehenden internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess können wie folgt beschrieben werden:
- Borussia Dortmund zeichnet sich durch eine klare Organisations-, Unternehmens- sowie Kontroll- und Überwachungsstruktur aus.
- Das interne Kontrollsystem und das Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess sind integrale Bestandteile der operativen und strategischen Planungsprozesse.
- Die Funktionen in sämtlichen Bereichen des Rechnungslegungsprozesses (z. B. Finanzbuchhaltung und Controlling) sind eindeutig zugeordnet.
- Das Berichtswesen erfolgt in monatlichen, quartalsweisen, halbjährlichen und jährlichen Intervallen, wobei Unterscheidungen bzgl. des sofortigen operativen Handelns bis hin zur strategischen Ausrichtung getroffen werden.
- Die im Rechnungswesen eingesetzten EDV-Systeme sind vor unbefugten Zugriffen geschützt. Ein Zugriffs- und Rollenkonzept, das die Zugriffsregelung kontrolliert und dokumentiert, ist implementiert.
- Ein adäquates internes Richtlinienwesen ist eingerichtet und wird kontinuierlich angepasst, erweitert und aktualisiert.
- Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Abteilungen arbeiten entsprechend den quantitativen und qualitativen Anforderungen.
- Vollständigkeit und Richtigkeit von Daten des Rechnungswesens werden regelmäßig anhand von Stichproben und Plausibilitäten sowohl durch manuelle Kontrollen als auch durch eine eingesetzte Software geprüft.
- Bei allen rechnungslegungsrelevanten Prozessen wird durchgängig das Vieraugenprinzip angewendet.
- Die neu gegründete Stabsstelle Compliance & Risikomanagement & interne Revision führt unabhängige, risikoorientierte und objektive Prüfungshandlungen mit einem zielgerichteten und systematischen Ansatz durch, um die Effektivität der Unternehmensführung, des Risikomanagements und der Kontrollprozesse zu bewerten und zu deren Verbesserung beizutragen.
- Der Geschäftsführung wird im Rahmen des Prozesses regelmäßig und falls nötig auch außerplanmäßig Bericht erstattet.
- Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats befasst sich u. a. mit den wesentlichen Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements sowie des Prüfungsauftrags und berichtet hierüber regelmäßig an den Aufsichtsrat.
Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess, dessen wesentliche Merkmale zuvor beschrieben worden sind, stellt sicher, dass die Geschäftsvorfälle zeitnah auf Basis geltender gesetzlicher Normen und Rechnungslegungsvorschriften bilanziell richtig erfasst, aufbereitet und gewürdigt werden. Die Geschäftsführung von Borussia Dortmund hat die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess für das Geschäftsjahr 2021/2022 als funktionsfähig beurteilt. Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass ein Internes Kontrollsystem, unabhängig von der Ausgestaltung, keine absolute Sicherheit liefert, dass wesentliche Fehlaussagen in der Rechnungslegung vermieden oder aufgedeckt werden.